Меню
Главная - Транспортный налог - Обложка дела по личному составу

Обложка дела по личному составу

Обложка дела по личному составу

Оглавление:

Форма обложки дела


→ → → Тематика документа: Файл текстовой версии: 3,9 кб Поделиться: Утверждена постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 N 4 ————————————————————————— ¦ ¦ ¦ —————————— ¦ ¦ ¦Ф. N _____________________ ¦ ¦ ¦ ¦Оп. N ____________________ ¦ ¦ ¦ ¦Д. N _____________________ ¦ ¦ ¦ —————————— ¦ ¦ ¦ ¦ _______________________________________________________________________ ¦ ¦ (наименование государственного архива) <*> ¦ ¦ _______________________________________________________________________ ¦ ¦ (наименование вышестоящей организации) ¦ ¦ _______________________________________________________________________ ¦ ¦ (наименование организации) ¦ ¦ _______________________________________________________________________ ¦ ¦ (наименование структурного подразделения (общественной организации), ¦ ¦ _______________________________________________________________________ ¦ ¦ функции или направления деятельности) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Дело N ________________ Том N ___________ ¦ ¦ _________________________________________ ¦ ¦ _________________________________________ ¦ ¦ _________________________________________ ¦ ¦ _________________________________________ ¦ ¦ (заголовок дела) ¦ ¦ ¦ ¦ _______________________¦ ¦ дата (крайние даты) ¦ ¦ На ______________ листах¦ ¦ Хранить _______________¦ ¦ ¦ ¦ ———————- ¦ ¦ ¦Ф.

N _______________¦ ¦ ¦ ¦Оп. N ______________¦ ¦ ¦ ¦Д. ¦ ¦ ¦ ¦N ________________ ¦ ¦ ¦ ———————- ¦ ¦ ¦ ————————————————————————— ——————————— <*> Оформляется в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, при передаче дела (тома, части) в государственный архив.

  1. (Adobe Reader)
  1. Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника.

    От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.

  2. В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.
  3. Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов.

    Правоотношения в сфере найма не исключение.

  4. Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально.

    Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.

Новое за 05 октября 2020

  1. Добавлено документов19
  2. Внесены корректировки в9

Договоры по тегам Советы работнику офиса

  1. Все договоры

Оформляем дела на постоянное хранение

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел – дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив. Сроки хранения документов установлены типовыми перечнями:

  1. Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2011; далее – Перечень 2007).
  2. Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010);

Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах.

При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».

  1. Если организация не является источником комплектования государственного архива.

Графа 3 «Срок хранения документа» Перечня 2010 содержит сноску <*>, в которой указано, что срок хранения «постоянно» (Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне 2010.

Таким образом, если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, она должна хранить документы со сроком «постоянно» как минимум 10 лет, а затем вольна их уничтожить в штатном режиме наравне с делами, у которых к этому времени истечет срок хранения.

При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов.

Например: Так как Общество не является организацией – источником комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения «постоянно» для управленческих документов равен 10 годам.

Обратите внимание Перечень 2007 никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит.

Поэтому если документ по Перечню 2007 имеет срок хранения «постоянно», это означает хранение в период всего существования организации.

  1. Если организация является источником комплектования государственного архива, то срок хранения «постоянно» означает «все время существования организации». Если у ликвидированной организации есть преемник, то «постоянно» продлится все время существования организации­-преемника. В случае, если организация ликвидируется без преемников, госархив, к которому она относится, проводит экспертизу ценности документов с постоянным сроком хранения и забирает в свои хранилища те, которые сочтет полезными. Документы, которые не заинтересовали архив, могут быть уничтожены.

Подготовка дела к хранению начинается задолго до того, как документ будет завершен в делопроизводстве.

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

Ряд статей Конституции Российской Федерации гарантирует право граждан на получение сведений и информации, затрагивающих их социально-правовые интересы.

Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций. Часть этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень), утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г. имеет долговременный (свыше 10 лет) срок хранения.

Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу, и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение. Действие статей Перечня для данной категории документов распространяется на организации всех форм собственности.
К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

  1. акты о несчастных случаях, связанных с производством;
  2. протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;
  3. лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
  4. книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.
  5. распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);
  6. списки работников, уходящих на льготную пенсию;
  7. списки личного состава, в том числе списки работников, занятых на производстве с вредными условиями труда;
  8. тарификационные ведомости;
  9. штатные расстановки;
  10. документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
  11. протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
  12. карточки по учету личного состава, в том числе временных работников (форма Т-2);
  13. личные дела;
  14. трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
  15. табели и наряды работников вредных профессий;

Срок хранения указанных документов в соответствии с Перечнем — 75 лет. Исключения составляют:

  1. протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий — 15 лет;
  2. списки работников, уходящих на льготную пенсию, — 50 лет;
  3. акты о несчастных случаях, связанных с производством — 45 лет;
  4. протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет — 15 лет;
  5. тарификационные ведомости — 25 лет;

В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

ЧТО ТАКОЕ СМС ШКОЛА КАК ЭТО РАБОТАЕТ? Самая доходная IT-франшиза на рынке 6 факторов лучшей франшизы в сфере информационных технологий

    Начать очень легко Вам не требуется приобретение оборудования, закупка товара, аренда офиса, наем в штат сотрудников. Низкие инвестиции Для старта достаточно 25 000 ₽ и желание работать и зарабатывать.

    Все дорогостоящие элементы бизнеса мы уже приобрели за вас.

      Правило 30x30x30 Запуск бизнеса за 30 дней. Первая прибыль с каждой школы от 30 000 ₽ чистыми в месяц. Окупаемость 30-45 дней. Постоянный спрос Дети учатся в школе 9 или 11 лет.

      Каждый родитель приносит вам от 1 350 ₽ в год. На смену выпускникам всегда приходят еще больше новых первоклассников.

        Быстрый старт Запустить бизнес на автопилоте можно своими силами.

        Опыт в бизнесе не нужен: научим, поможем и расскажем все тайны.

        Все твердо и надежно Компания основана в 2008 году.

        Франшиза запущена в 2011 году. Более 40 партнеров в России. Пройдено 2 кризиса. Проверьте доступность франшизы в вашем городе Проверить сейчас Почему услуга востребована? Клиенты СМС Школа — это современные родители, занятые на работе, но которые хотят быть ближе к своему ребенку, следят за его успехами и увлечениями и активно участвуют в образовательном процессе вместе с ним!

          Оперативность Родители ежедневно и оперативно получают смс с оценками.

          Еще до возвращения с работы домой — они знают, был ли ребенок на занятиях и что получил.

          Благодаря этому родители не упускают время и оперативно влияют на успеваемость ребенка.

          Простота и удобство Мобильный телефон — самое доступное средство связи в мире. СМС-сообщения — самый быстрый способ доставки информации. Чтобы посмотреть оценки, родителям не нужно совершать никаких лишних действий (входить на сайт, помнить логин с паролем) — достаточно открыть входящее СМС-сообщение.

          Доступность Стоимость услуги для родителей доступна и составляет 150-200 рублей в месяц, что равноценно по стоимости одной чашке кофе. Для заботливых родителей выбор очевиден.

          150-200 ₽ стоимость услуги в месяцравна одной чашке кофе

          Согласитесь, ценность информации, получаемой благодаря СМС Школа, которую необходимо знать каждому родителю, заботящемуся о своем чаде — намного выше, чем одна чашка кофе!

          Средний процент родителей, подключивших сервис СМС Школа, составляет:20-30% в общеобразовательных школах30-40% в гимназиях и лицеях Как хорошо было бы. Знать, как растет ваш ребенок, что и кто имеет на него наибольшее влияние, и, таким образом, построить ваши отношения на взаимопонимании и помощи друг другу Давать ему советы, когда он больше всего в этом нуждается, имея на руках реальную информацию об интересах ребенка Как счастлив был бы папа… Если бы он своевременно узнавал о достижениях ребенка в учебе, культурной жизни, спорте, соревнованиях и олимпиадах Если бы ему вовремя сообщали о предстоящих контрольных работах и экзаменах его ребенка, давая ему достаточный запас времени для планирования своих действий и контроля Если бы он всегда знал о посещаемости занятий своим ребенком и дисциплине на уроках Как счастлива была бы мама… Если бы ей немедленно сообщали, что ребенок не пришел вовремя в школу Если бы она знала, пообедал ли ее ребенок сегодня и что он ел на обед Если бы она точно знала, собирается ли ее ребенок задержаться в школе и насколько Если бы она тотчас же была проинформирована обо всех происшествиях, где бы в этот момент не находилась Как горды были бы все… Если бы ребенок становился успешнее день ото дня, благодаря реальной вовлеченности родителей в образовательный процесс Когда ребенок получал бы лучшие оценки, выигрывал соревнования, регулярно совершенствовался в успеваемости и приучался к системности Если бы ребенок развивался согласно ценностям и стремлениям родителей Если бы каждый родитель становился все лучше день ото дня, изучая, понимая и усваивая все то, что происходит с его ребенком

          Интересно?

Обложка дела – образец оформления

Обложку дела, как и всю остальную документацию, лучше сразу оформлять согласно всем требованиям и правилам.

Так вы сэкономите время в дальнейшем, когда будете подготавливать либо, когда понадобится .

Оформление обложки необходимо осуществлять согласно нормативно-методическим документам, для нее характерна установленная форма, которая изображена на картинке.

Вы, наверное, обратили внимание на элементы, которые выделены красным цветом.

Так вот, в текущем делопроизводстве они не используются при оформлении обложки. Их необходимо заполнять только в том случае, если организация сдает дела для последующего их хранения в муниципальном или государственном архиве. Под этими обозначениями понимается шифр дела, кодификация данной организации и того архива, куда направляются ваши документы.

Иногда делопроизводители при оформлении обложки просто оставляют пустое место, а уже затем оно заполняется при помощи специальных штампов, когда дело передается на госхранение. Перейдем от теории к практике, она более понятна и наглядна. Приведенный ниже образец используется в полном объеме при оформлении обложки дела, все его элементы для заполнения являются обязательными.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ГОРКА» (ОАО «Горка») ДЕЛО № 04-56 ТОМ № 2 Переписка с Администрацией Гатчинского района по основным вопросам деятельности организации 11 января 2013 г.

30 июня 2013 г. На 343 листах Хранить 5 лет ст. 906 Обложка личного дела – образец также будет вам полезен. ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ОТЛИВ» (ООО «Отлив») ЛИЧНОЕ ДЕЛО № 03-26 17 июня 2008 г. 09 августа 2014 г. На 57 листах Хранить 75 лет ЭПК ст. 656 б Оформляя обложку дела, обязательно указывайте название структурного подразделения.
При передаче дела в новый отдел его название указывается ниже старого, которое заключается в скобки.

Порядок оформления индекса дела, заголовка, номера статьи и его срока хранения . В качестве временных рамок будут выступать две даты – самого раннего документа и соответственно самого позднего.

Если речь идет о личном деле сотрудника, то ситуация обстоит несколько иначе, даже при наличии более ранних документов, верхней крайней датой будет та, когда зарегистрирован приказ о приеме на работу, а нижней – когда зарегистрирован приказ об увольнении. Для удобства поиска необходимых папок оформляйте корешок их обложки.

Единой формы для этого не существует, в правилах делопроизводства указывается только на то, что надо писать цифровые обозначения дел (индекс дела согласно номенклатуре).

Все зависит от самого дела, его толщины, размера корешка, а также информации, которой вам будет достаточно для поиска и т.д. Используйте для оформления примерную форму, приведенную ниже: 02-07 Том 2 Приказы о приеме на работу 2011 год Надеемся, что данного объема информации достаточно для того, чтобы вы на практике смогли оформить обложку дела правильно, в соответствии с имеющимися требованиями.

Отличный секретарь

В работе секретаря важна не только аккуратность, но и своевременная сдача бумаг в архив.

При формировании папки возникает немаловажная проблема: оформление обложки дела. Именно ей и посвятим эту статью.

Мы ответим на самые распространенные вопросы: должна ли обложка быть чистой, Должны ли быть на ней реквизиты, если да, то какие, обложку можно распечатать и наклеить или все записи должны быть от руки написаны на самой папке? Перечислим последовательность при формировании дела: собираем документы (например, приказы «по личному составу» или же по «основной деятельности»), сшиваем их в картонную папку, а заканчиваем главным – оформлением обложки дела.

Подробно об этом написано в статье .

Кстати, и о мы уже тоже говорили, но сегодня разберем эту тему, что называется, углубленно. Внимание! Если дело готовится к сдаче в государственный архив, то не занимайтесь самодеятельностью, даже если эта самодеятельность строится на государственных правилах архивного дела! Обратитесь непосредственно в архив, который будет принимать документы, и возьмите в нем образец оформления обложки дела – такой, с которой именно этот архив примет у вас документы.

Правила правилами, но от перегибов на местах никто не застрахован. Если дело не подлежит сдаче в государственный (муниципальный, областной или федеральный) архив, и папки с документами вы хранить будете у себя на предприятии, то существующие нормы и правила дают относительную свободу при её изготовлении.

Вы её можете сформировать в электронном виде, а потом распечатать на листе формата А4 и наклеить на папку.

Так полюбившийся вам клей-карандаш или силикатный канцелярский клей категорически не советуем. Первый «карандашный» вариант слишком ненадежный, обложка не только может отклеиться, но и быть безвозвратно потеряна. Второй – пачкает обложку неприятными желтоватыми пятнами.

От этого обложка выглядит совсем не эстетично.

А вот старый, добрый «клей ПВА», консистенцией похожий на жидкий йогурт – самое подходящее средство. Крепко, надежно, эстетично и никаких пятен. Если обложку будете заполнять от руки, то можно использовать темные чернила или тушь.

Они долговечны и не теряют яркости на протяжении 20-50 лет. Допустимо заполнять данные на обложке дела шариковой ручкой с черной пастой. Категорически запрещены: любые цветные чернила (синие, красные, фиолетовые и так далее), любые фломастеры, любые маркеры.

Любым гелевым ручкам на обложке архив говорит категорично: «НЕТ!».

Еще немаловажный момент, если текст от руки пишется на обложке, соблюдаем отступ от краев не менее 5 сантиметров.

Процесс регламентируется несколькими документами, перечислим их:

  • Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002). Они, например, не уточняют последовательность вынесения информации на обложку, однако в своем тексте используют слова «на обложке указывается…», «основными реквизитами обложки дела являются…» (смотрите подробности в п. 3.6.18).
  • (Правила-2015).

Правила-2015 — основной нормативный документ по архивному делу в России на сегодня.

Обложка дела по личному составу образец. из Основных правил работы архивов организаций

, в которой указано, что срок хранения «постоянно» (Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.

Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне 2010. Таким образом, если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, она должна хранить документы со сроком «постоянно» как минимум 10 лет, а затем вольна их уничтожить в штатном режиме наравне с делами, у которых к этому времени истечет срок хранения.

При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов. Например: Так как Общество не является организацией — источником комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения «постоянно» для управленческих документов равен 10 годам.

Обратите внимание Перечень 2007 никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит.

Поэтому если документ по Перечню 2007 имеет срок хранения «постоянно», это означает хранение в период всего существования организации.

  1. Если организация является источником комплектования государственного архива, то срок хранения «постоянно» означает «все время существования организации». Если у ликвидированной организации есть преемник, то «постоянно» продлится все время существования организации—преемника. В случае, если организация ликвидируется без преемников, госархив, к которому она относится, проводит экспертизу ценности документов с постоянным сроком хранения и забирает в свои хранилища те, которые сочтет полезными. Документы, которые не заинтересовали архив, могут быть уничтожены.

Подготовка дела к хранению начинается задолго до того, как документ будет завершен в делопроизводстве.

Все процессы ДОУ выполняются последовательно и связаны между собой.

Обратите внимание Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела.

Например, приказы по основной деятельности должны учитываться и формироваться строго отдельно от приказов по личному составу.

Обратным часто грешат небольшие организации, где секретарь сочетает функции делопроизводителя и кадровика. Прежде чем отправить такое составное дело на хранение, придется его расформировать, а это лишний труд.

Что касается переписки, то она должна формироваться по принципу «запрос—ответ», когда каждое поступившее или отправляемое письмо подшивается в дело согласно своему вопросу, а не по виду (входящее или исходящее). Делать это нужно сразу, иначе, когда придет пора отправлять дела на хранение, секретарь потратит огромное количество времени на формирование истории переписки.

Документы в деле могут быть систематизированы:

  1. Хронологически, то есть по времени создания. Как правило, в таких делах документы располагаются строго по регистрационным номерам, например:

Наименование документов

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ по сдаче документов по личному составу на хранение в МБУ «Муниципальный архив» (одобрены решением ЭК МУ «Муниципальный архив г.Тобольска», пр.№5 от 30.05.2009) Для сдачи документов по личному составу на хранение в МБУ «Муниципальный архив» необходимо представить следующие документы №п/п Кол-во Примечание 1. Письмо о приеме документов по личному составу на муниципальное хранение с указанием количества единиц хранения, наименования документов, даты документов 1экз.

2. Решение арбитражного суда 1 экз. Копия 3. Учредительные документы 1 экз. Копия 4. Договор с МБУ «Муниципальный архив» на проведение экспертизы ценности ликвидируемой организации в случае необходимости 5.

Историческая справка по ликвидируемой организации 1 экз. 6. Опись дел по личному составу 4 экз. 7. Оглавление, список сокращенных слов к описи 4 экз.

в случае необходимости 8. Акт о выделении документов к уничтожению документов, не подлежащих хранению 2 экз. в случае необходимости Напоминаем, что дела должны сдаваться в специальных архивных коробах, предназначенных для хранения дел и в упорядоченном состоянии.

Также, сообщаем, что в в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» внесены изменения от 2 марта 2016 года о сроках временного хранения документов по личному составу, документы до 2003 года хранятся в течении 75 лет, документы после 2003 года хранятся в течении 50 лет. Документ для ознакомления можно скачать . по подготовке к передаче документов ликвидированных учреждений и предприятий в МБУ «Муниципальный архив» 1.Упорядочение документов и дел 1.1.

Проведение экспертизы ценности После принятия решения о признании организации-должника банкротом и об открытии конкурсного производства, конкурсный управляющий принимает в свое ведение документы, образовавшиеся в деятельности организации–должника, и проводит их инвентаризацию. В целях обеспечения сохранности документов, в т.ч. по личному составу, конкурсный управляющий заключает договор с архивным учреждением, либо с юридическими и физическими лицами, имеющие соответствующие лицензии, на проведение экспертизы ценности документов организации-должника, с последующей передачей отобранных документов на хранение в архив.

По итогам экспертизы составляются описи. На документы с истекшим сроком хранения составляется Акт на уничтожение. Документы по личному составу в упорядоченном состоянии поступают в архив.

Документы с истекшим сроком хранения (после согласования акта на уничтожение с муниципальным архивом) подлежат уничтожению. 1.2. Формирование дел При формировании дел соблюдаются следующие правила: — в дело помещаются документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела; — в дело включается только один экземпляр документа, за исключением документов, имеющих пометки, которые дополняют

Упорядочение документов по личному составу

В статье «Подготовка документов по личному составу к архивному хранению» (см.

«Вестник отдела кадров» № 2 за 2003 г., с. 46–49) были рассмотрены вопросы, связанные с определением состава данной категории документов, подлежащих длительному хранению; порядком формирования их в дела; оформлением дел; составлением внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела.

Одним из видов работ, связанных с оформлением дел, является нумерация листов в делах.

Проведение этой работы требует соблюдения определенных требований, установленных Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Нумерация листов в делах проводится в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело.

При этом все листы дела (кроме листов заверительной надписи и внутренней описи) нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке. Номера листов проставляются черным графическим карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста месте. Запрещается применение авторучек и цветных карандашей.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, имеют свою собственную нумерацию, т.е. нумеруются по каждому тому отдельно.

Хотелось бы обратить внимание на то, что сложенные листы (например, формата А3 или формата А4, выполненного в альбомном варианте) разворачиваются и нумеруются в правом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется конверт, а затем каждое вложение в нем.

При наличии большого количества ошибок, допущенных при нумерации листов дела, необходимо провести перенумерацию листов заново. При этом старый номер зачеркивается, а рядом проставляется новый.

Запрещается исправлять старый номер на новый. Если допущены незначительные ошибки в нумерации листов, допускается проставление литерных номеров.

Например: 25, 25а, 25б, 26, 27 и т.д. Допускается также наличие в деле пропущенных номеров.

Например: 25, 27, 28, 29 и т.д. Все эти особенности нумерации листов дела (наличие литерных и пропущенных номеров) указываются в листе-заверителе дела. Например: последний номер листа дела — 122, но при этом в деле имеется два литерных номера листа: 25а, 25б и один пропущенный номер — 26.

В этом случае заверительная надпись дела будет выглядеть следующим образом:

«В деле подшито и пронумеровано 123 (сто двадцать три) листа, в том числе: литерные номера листов — 25а, 25б; пропущенный номер листа — 26…»

. После того как проведена нумерация листов, можно приступать к оформлению обложки дела (пример оформления обложки дел дан в приложении). В соответствии с Правилами работы архивов организаций обязательными элементами описания обложки дела являются: наименование организации; наименование структурного подразделения; индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел); заголовок дела; дата дела; количество листов в деле; срок

Бесплатная юридическая помощь

/ / Как оформляется обложка дела по личному составу Приказы руководителя организации по лично­му составу в зависимости от сроков хранения де­лятся на 2 группы: приказы руководителя организации о прие­ме, перемещении, увольнении, поощрении ра­ботников, установлении надбавок, совмещении профессий, присвоении квалификационных кате­горий, разрядов, классов, об отпусках по уходу за ребенком до 3 лет, длительных (более месяца) и за­рубежных командировках, заключении и продле­нии трудовых договоров (контрактов).

Эта группа приказов хранится 75 лет; приказы руководителя предприятия об отпус­ках, дисциплинарных взысканиях, командировках по территории Республики Беларусь, назначении дежурных, оказании материальной помощи.

Срок хранения таких приказов — 3 года после проведе­ния комплексной налоговой проверки.

Подготовка документов Архив документов по личному составу на предприятии должен находиться в отдельном помещении, в которое нет доступа посторонним лицам. В него передаются полностью подготовленные надлежащим образом дела.

Стоит заметить, что подготовка бумаг начинается еще на этапе их создания. За правильное оформление документов по личному составу отвечает отдел кадров.

Для удобства пользования всей массой бумаг они компонуются кадровиками следующим образом:

  • Все листики дела подшиваются и нумеруются.
  • Всем делам присваиваются учетные номера и вкладывается опись.
  • Обеспечивается конфиденциальное безопасное текущее хранение: в сейфе или запертом шкафу.
  • Оформляются дела для каждого вида документов: для приказов, личных дел, протоколов и т. д. На папках указываются заголовки, отражающие номенклатуру.

Оформление обложки дела, регламент и примеры Процесс регламентируется несколькими документами, перечислим их:

  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, они утверждены Приказом №526 Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 (Правила-2015).
  • Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002).

    Они, например, не уточняют последовательность вынесения информации на обложку, однако в своем тексте используют слова «на обложке указывается…», «основными реквизитами обложки дела являются…» (смотрите подробности в п. 3.6.18).

Правила-2015 — основной нормативный документ по архивному делу в России на сегодня. Он обязателен для всех организаций.

По мнению автора, принцип валовой нумерации каждого действия приемлем только в том случае, если в одном приказе содержится толь­ко одно действие на одного работника, например: «О приеме на работу Гавриловой Марии Иванов­ны».

В противном случае итоговая запись будет не точно отражать количество документов, содержа­щихся в деле. Предположим, в деле находится 125 приказов по личному составу.

Важно Если каждое дейст­вие

Обложка личного дела сотрудника образец

Личное дело работника в хозяйствующем субъекте формируется на него после поступления человека на работу и содержит наиболее полные сведения о нем, его образовании, опыте и стаже, а также сведения личного характера. Законодательство не требует обязательного его ведения в обычных компаниях, иначе обстоят дела в организациях бюджетной сферы.

Личные дела сотрудников хранятся в отделе кадров.

Ведение личных дел работников возлагается на предприятии на специалистов кадрового отдела.

Личные дела сотрудников представляют по своей сути подшивку из представленных работником копий и оригиналов документов, приказов, заявлений и других подобных бланков.

Папка с делом открывается после издания приказа на прием сотрудника и закрывается — после выпуска приказа на увольнение.

В процессе принятия решения по управлению персоналом соответствующим специалистам необходимо получать информацию о конкретном работнике. В этом случае самым полным источником считается личное дело работника.

Ведь оно содержит объективную информацию. Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне. Федеральные и муниципальные законы обязуют специалистов бюджетных организаций и учреждений на каждого своего служащего и работника оформлять и вести личное дело.

Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов.

Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии.

Но такую необходимость могут определять вышестоящие организации и собственники. При решении вопроса о ведении личного дела нужно использовать принцип целесообразности. На малых предприятиях личные дела работников заводятся, как правило, на руководящий состав компании — директора, его заместителя, главного бухгалтера, его заместителя.

В связи с удобством большинство компаний оформляют личное дело на каждого своего сотрудника. Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника.

Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы. Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав.

Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий. Документы, предоставляемые при поступлении сотрудника в компанию: Резюме кандидата, анкета, характеристика или же автобиография; Заявление о приеме; Копии паспорта, документа об образовании, свидетельств СНИЛС, ИНН, о браке, рождении детей. Копия военного билета (при наличии) Справки о прошедшем медосмотре, медицинские книжки; Справки об отсутствии судимости.