Меню
Главная - Конституционное право - Какие документы нужно оформить в кадрах при смене фамилии

Какие документы нужно оформить в кадрах при смене фамилии

Какие документы нужно оформить в кадрах при смене фамилии

Что делать кадровику, если работник изменил фамилию, имя или отчество?


В этом случае специалисту по кадрам придется вносить изменения в учетные документы, где указаны персональные данные человека. Как это правильно сделать — в материале Шаг первый.

Заявление Люди женятся, выходят замуж, создают новую семью… И в подавляющем большинстве женщины после этого прекрасного события берут фамилию мужа. Некоторые, за редким исключением, меняют имя, отчество или фамилию по другим причинам. Может быть, фамилия была неблагозвучной или человек решил вместо «Кати» стать «Аллой», мечтая очистить свою карму.

Возможно, женщина развелась и теперь возвращает себе свою девичью фамилию. Все возможно… Но любые причины в этой ситуации не играют большой роли для кадровика.

Задача специалиста правильно оформить изменение имени, фамилии или отчества сотрудника в тех документах, где указаны его персональные данные.

В первую очередь человек должен написать заявление на смену фамилии и приложить к этому заявлению копии подтверждающих документов. Например, если женщина вышла замуж и взяла фамилию мужа, то ей надо принести новый паспорт и свидетельство о заключении брака.

Также сотрудник или сотрудница должны сходить в Пенсионный фонд и заменить страховое пенсионное свидетельство. А еще — получить в налоговой обновленный ИНН.

Все копии данных документов надо отдать в кадровую службу.

Шаг второй. Приказ После того, как сотрудник написал заявление, специалист кадровой службы отдает бумагу руководителю. Руководитель ставит на ней резолюцию и отдает «в работу» кадровику.

Кадровик регистрирует заявление в документообороте и составляет приказ по личному составу о внесении изменений в учетные документы.

Затем отдает приказ на подпись руководителю и сотруднику предприятия.

В формулировке приказа лучше использовать фразу «внести изменения в учетные документы работника», а не «в персональные данные». Дело в том, что персональные данные могут изменить только специальные государственные органы, но никак не кадровая служба.

Начало положено! Шаг третий. Вносим изменения Программа Приказ подписан обеими сторонами. Теперь начинается самое важное — вносим изменения.

Наверняка, в 99,9% организаций работают с компьютерным обеспечением — будь то «1С», «Галактика» или что-то подобное. В программу необходимо занести новые данные о смене фамилии, имени или отчества сотрудника в специальном разделе.

Трудовая книжка Обязательно вносятся изменения в трудовую книжку. На титульном листе книжки зачеркиваем старую фамилию (одной чертой!) и пишем новую.

На внутренней стороне обложки указываем, что изменения внесены, например, на основании свидетельства о заключении брака, вписываем номер свидетельства, ставим дату, печать и подпись руководителя или кадровика. Таким же образом оформляем титульник трудовой книжки, если человек изменил имя или отчество.

Карточка Т-2 В личное дело сотрудника также вносим изменения. Вкладываем в него копии нового паспорта и свидетельства о регистрации брака. А также копии нового СНИЛСа и ИНН (эти документы сотрудник должен сам сделать в соответствующих органах).

В личном деле зачеркиваем старую фамилию и вписываем новые данные.

Работник меняет фамилию: как оформить изменения в кадровых документах

Работница вышла замуж и изменила фамилию.

Достаточно ли в этом случае издать приказ о том, что с такого-то числа Лукьянову считать Шестаковой в связи с регистрацией брака?Нужно ли заключать с работницей дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии? Не грозит ли штраф за неправильное составление дополнительного соглашения?

Как внести исправления в трудовую книжку?

В каких еще документах нужно отразить изменение фамилии?»Ответим на все вопросы по порядку.Согласно ст. 3 федерального закона «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ«персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация».Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные. Поэтому когда изменяются персональные данные работника, необходимо издание приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные.Изданию приказа предшествует подача работником заявления с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные.

Подача заявления – не обязательный, но целесообразный шаг. К заявлению работник прикладывает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии ил имени, отчества, решение суда и др.). Подлинники этих документов работник предъявляет работодателю.Далее следует издание приказа.

Рекомендуемое название такого приказа —

«Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника»

.Мы категорически не советуем использовать распространенную формулировку вроде «С такого-то числа считать Лукьянову Шестаковой в связи с регистрацией брака…» На наш взгляд, это неграмотно. Можно подумать, что без приказа работодателя Лукьянова не будет считаться Шестаковой? Шестаковой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.Неправильной является и другая распространенная формулировка – «внести изменения в персональные данные работника».

Изменять персональные данные работника – это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные кадровые и бухгалтерские документы, содержащие персональные данные работника.По нашему мнению не нужно заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных.

Работница сменила фамилию. Три документа, которые нужно исправить

Когда работница меняет фамилию, то по закону внести корректировки нужно только в трудовую книжку и личную карточку. Но поправить также стоит и трудовой договор.

Иначе кадровику будет сложно работать с документами этой сотрудницы. Ведь если к договору будут составлять соглашения, в них уже будет фигурировать новая фамилия, и будет неясно, откуда она взялась. В статье расскажем, как изменить эти три документа, чтобы инспекторы не нашли нарушений, а кадровик впоследствии не путался в работе с личными данными работницы.Чтобы скорректировать кадровые документы, устного сообщения об изменении фамилии недостаточно.
Работница должна представить оригиналы документов, которые подтверждают смену личных данных ( Правил, утвержденных , Инструкции, утвержденной ).

Такими документами является паспорт, в котором указана новая фамилия, а также свидетельство о заключении или расторжении брака, свидетельство о перемене фамилии.Снимите копии с документов, которые представила работница, но хранить их в личном деле не нужно.

Закон не требует, чтобы работодатель оставлял копии личных документов сотрудников у себя. В случае проверки Роскомнадзор посчитает, что вы обрабатываете избыточные персональные данные, чем нарушаете права работника (постановления ФАС Северо-Кавказского округа , ).

Поэтому оригиналы документов сразу верните сотруднику, а копии уничтожьте, после того как все оформите.Не будет лишним взять у работницы заявление об изменении фамилии. По закону его оформлять не обязательно, но так у вас будет дополнительное письменное основание для изменения кадровых документов, если оригиналы паспорта и свидетельства вы вернете. Попросите указать причину смены данных и реквизиты документов, которые ее подтверждают.Важная статья: «» (№ 3, 2017)Издайте приказ об изменении фамилии в кадровых документах в свободной форме (образец ниже).

Укажите наименование организации, дату и место его составления, порядковый номер документа, старые и новые персональные данные работницы. Табельный номер оставьте прежним. Подписывает приказ руководитель организации или иное лицо, которое он уполномочил.

Ознакомьте с приказом сотрудницу, а также работников кадровой службы, главного бухгалтера, начальника службы безопасности, IT-отдела.В законе нет процедуры для корректировки трудового договора и личной карточки в связи со сменой фамилии. Поэтому в договор можете внести информацию о новых данных работницы по аналогии с изменением условий и прописать это в соглашении. В личной карточке меняйте фамилию так же, как в трудовой книжке.Трудовой договор.

Одновременно с приказом подготовьте соглашение к трудовому договору. С одной стороны, данные о фамилии работницы не являются существенными условиями трудового договора ().

Чтобы поменять фамилию сотруднице, не нужно согласовывать это с работодателем. С другой стороны, при изменении условий трудового договора в дальнейшем в соглашении должна быть указана новая фамилия работницы.

Чтобы избежать путаницы, будет логичным, если работодатель зафиксирует изменения данных документально.

Работник сменил фамилию. Что делать кадровику

686 Содержание страницы Смена анкетных данных работников организации – явление нередкое.

Чаще всего меняют фамилию, если заключается брак, оформляется развод либо по другим, схожим с назваными, причинам. Такую возможность дает ФЗ №143 от 15-11-97 г., ст. 58 (1). Задача отдела кадров – грамотно отразить смену данных в документации.

При этом в законодательстве порядок изменения анкетных сведений полностью не определен.

Как действовать кадровику, чтобы это законодательство не нарушить?

Практические вопросы применения законодательства при смене личных данных сотрудников – тема настоящей статьи. Общее правило требует корректировку персональных данных начинать с получения заявления работника. К документу прилагаются подтверждающие бумаги (копии), издается приказ руководителя, являющийся сигналом к действию для отдела кадров.

К сведению! Законодательство не предусматривает каких-либо санкций за отсутствие заявления от гражданина (как и приказа руководителя), однако наличие его избавляет кадровика от многих неожиданностей и вопросов в будущем.

К заявлению гражданин прилагает копии документов, служащих основанием изменений: свидетельство о браке (о расторжении брака), паспорт, в котором зафиксирована иная фамилия, копия судебного постановления и пр.

Следующий шаг – приказ руководителя, предписывающий кадровику сменить анкетные данные сотрудника. Единой формы такого документа нет.

Шапка приказа может содержать формулировку:

«Об изменениях в документах, содержащих персональные данные (ФИО)»

.

Некорректно использовать фразы вида: «Приказываю изменить персональные данные (ФИО)», «Считать Иванову с такой-то даты Петровой» и другие, подобные им. Директор фирмы не уполномочен изменять персональные данные – это функции определенных госструктур. Вне зависимости от содержания приказа, Иванова, на основании выданных ей документов, так или иначе будет именоваться Петровой с определенной даты.

Затем отдел кадров вносит коррективы в целый ряд документов, содержащих персональные данные сотрудника. Как вносить изменения в трудовой договор?

На этот счет существует две точки зрения. Одна из них предусматривает составление допсоглашения к договору, где кадровик отражает изменения. Обосновывается она на ТК РФ, ст. 57, в которой указывается, что в сам текст трудового договора следует вносить недостающие сведения, а смена фамилии – это сведения измененные.

Следовательно, необходимо допсоглашение.

Другая позиция состоит в том, что изменение ФИО есть изменение сведений о работнике, а не условий его работы. Недостающие сведения следует вносить в текст договора (п.3 той же статьи ТК РФ).

Дополнительно сторонники этой позиции ссылаются на ст.

72 Кодекса, в которой говорится, что допсоглашение применяется лишь при изменении условий труда работника. Предусмотрительные кадровики часто вносят изменения и в трудовой договор, и в составленное к нему допсоглашение, дабы гарантированно исключить претензии контролирующих органов.

В практике проверок фирм Инспекцией по труду санкций за такое «двойное» отражение сведений пока не зафиксировано.

После смены фамилии какие документы нужно предоставить в отдел кадров

В формулировке приказа лучше использовать фразу «внести изменения в учетные документы работника», а не «в персональные данные». Дело в том, что персональные данные могут изменить только специальные государственные органы, но никак не кадровая служба.

Начало положено! Шаг третий. Вносим изменения Программа Приказ подписан обеими сторонами.

Теперь начинается самое важное — вносим изменения. Наверняка, в 99,9% организаций работают с компьютерным обеспечением — будь то «1С», «Галактика» или что-то подобное. В программу необходимо занести новые данные о смене фамилии, имени или отчества сотрудника в специальном разделе.

Трудовая книжка Обязательно вносятся изменения в трудовую книжку.

На титульном листе книжки зачеркиваем старую фамилию (одной чертой!) и пишем новую.

Какие документы нужны для смены фамилии

  • Четыре стандартные фотографии (35х45 мм).
  • Паспорт, где указана новая фамилия, и ксерокопии всех его страниц.
  • В том случае, если вы работаете — копия трудовой книжки, которую заверяет отдел кадров или непосредственный начальник, или ее оригинал, если вы не трудоустроены.
  • Квитанция об оплате госпошлины (в размере 1 000 рублей за паспорт старого образца и 2 500 — нового).
  • Старый загранпаспорт.
  • Два экземпляра заявления, которое надо заверить по месту работы или учебы, где указываются старая фамилия, дата и место, когда она изменилась, места всех работ или учебных заведений за последние десять лет.

При современном уровне технического прогресса уже не обязательно стоять в очередях. При смене фамилии после замужества документы, связанные с личностью гражданина, придется заменить.

Для обновления некоторых бумаг законодатель установил обязательный срок, пропуск которого грозит штрафом или иными последствиями правового характера.

Внимание Какие документы следует обновить при смене фамилии, узнаете из нашей статьи.

Смена фамилии после замужества Какие документы надо менять после замужества Замена паспорта после замужества Замена СНИЛС Замена медицинского полиса Замена ИНН Замена банковских карт/счетов Замена документов, связанных с управлением автомобилем Замена документов, связанных с образованием Замена трудовой книжки Замена документов, подтверждающих имущественные права гражданина Смена фамилии после замужества Счастливое событие произошло – свадьба состоялась.

Согласно статистике органов ЗАГСа, более 80% женщин при заключении брака предпочитают брать фамилию мужа.

Для замены полиса обязательного медицинского страхования необходимо обратиться в свою страховую компанию (ее наименование можно посмотреть на документе) со следующими документами:

  1. свидетельство о браке;
  2. старый полис.
  3. паспорт;

Никаких госпошлин платить не нужно. Новый документ будет изготавливаться в течение месяца.

На этот период вам выдадут временный полис, который также можно использовать по своему прямому назначению, то есть даже по временной бумаге вам обязаны оказать бесплатную медицинскую помощь.

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

4 марта 4 марта 2020 Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика.

И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии.

И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика.

Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда.

Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п. Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы.

Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание.

Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление: Генеральному директору ООО «Первый» Мурашову Е.Д.

от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами Деминой Р.К. ЗАЯВЛЕНИЕ В связи с произошедшей после заключения брака сменой фамилии (прежняя фамилия Рыкова, новая фамилия Демина) и получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои персональные данные. Приложения: 1. Копия паспорта (все страницы).

2. Копия свидетельства о заключении брака. Демина Р.К. 07 марта 2020 года Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению.

А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы.

Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах

Вы здесь «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2008, N 4 Вопрос: Сотрудница отдела логистики вышла замуж и сменила фамилию (была Астахова, стала Рычкова).

? Н.А.Поликутина, г. Кимры Ответ: К сожалению, в законодательстве прописана только процедура внесения изменений в трудовую книжку и в личную карточку работника. А вот как оформить все остальное — нигде не сказано: ни в законах, ни в разъяснениях ведомств. Поэтому предложенная нами процедура оформления — не более чем рекомендация.

Однако мы постараемся подкрепить наши доводы аргументами из практики и из законодательства. Итак, при смене фамилии работника потребуется внести изменения: — в трудовую книжку; — в книгу учета движения трудовых книжек; — в личную карточку работника (форма N Т-2); — в лицевой счет (форма N Т-54); — в трудовой договор.
Кроме того, нужно будет получить новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.

Основаниями для внесения соответствующих изменений в перечисленные документы будут: — свидетельство о заключении брака, — паспорт с новыми данными. Спор вызывает необходимость написания работником заявления об изменении фамилии в учетных документах и издания соответствующего приказа.

В законе такого требования не содержится, однако многие специалисты рекомендуют все же оформить эти документы: и для удобства организации документооборота (особенно в крупных компаниях), и для сотрудников трудовой инспекции (как правило, при проверке они требуют эти документы). Мы придерживаемся данной точки зрения, поэтому ниже мы покажем, как можно оформить заявление и приказ.

Повторяем, что утвержденной формы этих документов не существует, но общие правила их составления соблюдать нужно. Начнем с заявления (см. пример 1). Пример 1. Генеральному директору ООО «Ламбада» Чижевскому Л.Ю.

начальника отдела логистики Астаховой С.С. Заявление Прошу изменить в учетных документах фамилию Астахова на Рычкову в связи со вступлением в брак. Копию свидетельства о браке С1 N Ва555 прилагаю.

24.03.2008 Астахова С.С. Астахова Учтите: заявление необходимо подписывать прежней фамилией, поскольку работником организации является пока Астахова, а не Рычкова.

Далее на основании заявления работника, копии свидетельства о заключении брака и нового паспорта работника руководитель организации должен издать приказ об изменении фамилии сотрудника в учетных документах (см.

пример 2). Пример 2. Общество с ограниченной ответственностью «Ламбада» Приказ 04.04.2008 N 222 Москва Об изменении фамилии В связи со сменой фамилии начальника отдела логистики Астаховой С.С. Приказываю: Изменить в учетных документах организации и в трудовой книжке работника фамилию начальника отдела логистики Астаховой Светланы Сергеевны на фамилию Рычкова в связи со вступлением в брак.

Основание: заявление Астаховой С.С.

от 24.03.2008; копия свидетельства С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области; паспорт серии 4607 N 018888, выданный 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы. Генеральный директор Чижевский Л.Ю.

Какие документы нужно нести в кадры при смене фамилии

Причины смены документов могут быть разные. Чаще всего этот процесс затрагивает женщин, и происходит он после свадьбы, когда девушка на радостях берет фамилию новоиспеченного мужа, либо же после развода – смена фамилии обратно на родную, девичью.

Возможно, кто-то хочет получить двойную фамилию или сменить ее по собственному предпочтению (в связи с неблагозвучием, например).СодержаниеТакже имеют право сменить имя те лица, которые достигли возраста четырнадцати лет. Кстати, это происходит при наличии письменного подтверждения согласия родителей такого лица, или других людей, заменяющих родителей – усыновителей или опекунов. За отсутствием такого согласия, можно обратиться в суд.

Решение суда будет основанием для смены или запрещения смены фамилии. Если вы хотите быть подготовленным к процессу, а не стоять с глупым выражением лица, типа

«Я тут выхожу замуж, какие документы менять там нужно?»

, следует перешерстить интернет. Возможно, что кто-то из ваших знакомых недавно совершил такую же процедуру, и он точно знает и помнит, что необходимо сделать сразу и с чем идти, чтобы не бегать двести раз за различными справками, документами, чтобы не собирать их по всему городу в последний момент.

Многие девушки, которые уже наступали на эти грабли, знают, какие документы менять при замужестве, и делятся об этом на своих пабликах.Какие документы менять – вопрос животрепещущий, а ведь такая процедура, как смена фамилии, влечет за собой смену всех документов, которые важны в социальной жизни человека. В первую очередь это касается паспорта, а также необходимо будет менять документы, связанные с какими-либо льготами.Какие документы менять при смене фамилии, зависит от того, какие у вас имеются. Самый важный документ – паспорт — меняется в течение одного месяца.

Если не сделать это в заданный срок, государство имеет право обложить вас штрафом. Размер этого штрафа лежит в пределах двух, двух с половиной тысяч рублей.Если речь идет о загранпаспорте, то точные сроки не установлены.

Но если вы не хотите, чтобы у вас возникли непредвиденные (такие уж и непредвиденные, конечно) проблемы, то лучше сделать эту процедуру заблаговременно. То же самое касается идентификационного номера налогоплательщика.Плотно вошли в нашу жизнь и банковские карты. Все счета должны обязательно иметь ваши новые данные.

Для этого достаточно обратиться в банк с новым документом, заявлением о смене фамилии и свидетельством о браке.

С собой, естественно, нужно иметь старые карты. Возможно, их заменят полностью, если на ней выбиты ваши фамилия, имя и отчество, или же внесут коррективы в базу данных и привяжут новую фамилию, если карта не именная.…или книжка медицинская, — эти документы не меняются. В них просто вносятся коррективы.

Так, на пустующем месте (в соседние строчки, например) дописывается изменённая фамилия.

То же самое касается и студентов, или вероятнее всего, студенток. Речь может касаться девушки, которая находится на обучении в высшем учебном заведении или среднем техническом, и вышла замуж.

Порядок смены фамилии сотрудницы в ее документах кадровой службой

Вы здесь «Отдел кадров», 2008, N 3 Вопрос: Наша сотрудница вышла замуж.

У нее поменялась фамилия и паспортные данные, и необходимо внести изменения не только в трудовую книжку, но и в другие учетные документы. Каков порядок смены фамилии сотрудницы в ее документах кадровой службой?

Заменить свидетельство пенсионного страхования должна наша организация или сама работница?

Ответ: Изменение записи о фамилии, имени, отчестве и дате рождения сотрудника производится на основании паспорта, свидетельства о рождении, браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени или отчества и других документов.

Такое указание содержит п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. Поэтому для внесения изменения в трудовую книжку вашей сотрудницы, вышедшей замуж, достаточно будет свидетельства о заключении брака.

Кроме документа, подтверждающего изменения, целесообразно взять с сотрудницы заявление об изменении учетных данных примерно такого содержания:

«В связи со вступлением в брак прошу изменить в моих учетных документах и трудовой книжке фамилию «

Куренкова» на «Гончарова». Копию свидетельства о браке IV-АВ N 987654, выданного Автозаводским отделом ЗАГС г.

Нижнего Новгорода 11.07.2008, прилагаю». Как только работник представил вам необходимые документы, издаете приказ по личному составу об изменении фамилии — для того, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений с начислением и выплатой заработной платы.

Форма такого приказа не унифицирована, поэтому его составляют на бланке организации с соблюдением реквизитов документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Все распорядительные документы вступают в силу после их подписания или доведения до сведения исполнителя, поэтому нужно в приказе указать должностное лицо, ответственное за исполнение приказа, его фамилию и инициалы.

После приказа вносите изменения во все учетные документы, в том числе личную карточку формы Т-2 и трудовую книжку. Пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, установлено, что изменения вносят на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки в следующем порядке: одной чертой зачеркивают прежнюю фамилию и записывают новые данные. Ссылка на соответствующий документ, а также его номер и дату делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью организации (или кадровой службы).

Рекомендуем прочесть:  Как правильно заправляться на азс

Смена фамилии подразумевает смену паспортных данных, а следовательно, придется вносить изменения и в трудовой договор. Это делается путем составления дополнительного соглашения, в котором указывают новую фамилию и паспортные данные.

Что касается страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, здесь можно отметить следующее.

Какие документы нужны в отдел кадров после смены фамилии

Законодательство позволяет любому совершеннолетнему лицу изменить свои фамилию, имя, отчество (далее – Ф.И.О.).

Поводов для этого много: вступление в брак, развод, неблагозвучная фамилия и т.д.

При этом работодателю изменение данных работника приносит только лишние хлопоты. О том, какие действия следует предпринять, мы вам и расскажем.

Перемена имени Лица, достигшие возраста 14 лет, вправе переменить свое имя, включающее фамилию, имя и отчество (п. 1 ст. 58 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», далее – Закон № 143-ФЗ). Перемена имени производится в ЗАГСе по месту жительства или по месту государственной регистрации рождения лица, желающего переменить свои данные (п.

2 ст. 58 Закона № 143-ФЗ). К сведению СвернутьПоказать Изменение гражданином в установленном порядке фамилии, имени, отчества влечет замену паспорта.

Инфо Отдел кадров», 2008, N 3 Вопрос: Наша сотрудница вышла замуж. У нее поменялась фамилия и паспортные данные, и необходимо внести изменения не только в трудовую книжку, но и в другие учетные документы.

Каков порядок смены фамилии сотрудницы в ее документах кадровой службой? Заменить свидетельство пенсионного страхования должна наша организация или сама работница? Ответ: Изменение записи о фамилии, имени, отчестве и дате рождения сотрудника производится на основании паспорта, свидетельства о рождении, браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени или отчества и других документов.

Такое указание содержит п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

Также в соответствии с Федеральным законом от 08.05.2010 N 83-ФЗ

«О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений»

бюджетное учреждение нового типа вправе привлекать кредиты и заключать договоры финансового лизинга, которые дают руководителям бюджетных учреждений возможность приобретения транспортных средств или оборудования для оказания платных услуг, развития материальной базы для научных исследований и т.п. Право первой подписи на документах по оплате или кредитам имеет руководитель организации, а следовательно, необходимо известить банк о смене фамилии руководителя и заменить банковскую карточку с образцами подписей (п. 7.14 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 N 28-И

«Об открытии (закрытии) банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»

).

Важно Далее исправления заверить подписью уполномоченного лица*(4); — распечатать личную карточку с новыми данными.

Достаточно будет распечатать те страницы личной карточки, в которые вносились изменения. На прежней странице делается отметка, что она была заменена в связи с изменением фамилии. На новой странице тоже следует отразить факт замены.

О трудовом договоре Согласно ст.

72 ТК РФ внесение изменений в трудовой договор руководителя осуществляется в случае изменений определенными сторонами условий труда.

Работник сменил фамилию: что делать бухгалтеру

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 25 февраля 2011 г.М.Г. Суховская, юрист Вступление в брак, развод, желание избавиться от неблагозвучного имени — да мало ли причин, по которым люди меняют фамилию, имя, отчество, а то и все сразу.

В материале пойдет речь о ситуации, когда ф. и. о. сменил рядовой сотрудник фирмы. О том, что нужно делать, когда персональные данные поменялись у директора организации, мы писали: И вот приходит к вам сотрудница и сообщает, что отныне она, к примеру, не Шарикова, а Шереметьева.

В нашем законодательстве довольно скудно прописан порядок действий работодателя в случае смены работником фамилии. И начинает бухгалтер (а зачастую он же и кадровик) ломать голову: в какие документы вносить изменения и как это делать? Ответы на этот и другие вопросы вы найдете здесь.

ШАГ 1. Попросите сотрудника принести вам подлинник документа, подтверждающего изменение ф. и. о. (например, свидетельство о браке или о его расторжении, о перемене имени, , ), а также паспорт с новыми данными (когда он будет получен) и снимите с них копии.

При смене ф. и. о. в течение 30 дней с момента выдачи соответствующего свидетельства (о браке, его расторжении, перемене имени) следует обратиться за выдачей нового паспорта, . Требовать с работника заявление о внесении изменений в учетные и кадровые документы, а также издавать соответствующий приказ необязательно.

Некоторые специалисты считают, что трудинспекторы при проверке могут запросить эти документы и оштрафовать за их отсутствие. Это неправда. Законодательством не установлена обязанность составлять упомянутые заявление и приказ. Но на тот случай, если вы решите, что лишние бумаги вам не повредят, мы приводим образец заявления.

Генеральному директору ООО «Пуш» Лебедеву А.И. от офис-менеджера Шереметьевой М.Г. В связи со вступлением в брак и изменением фамилии прошу изменить в моих учетных документах и трудовой книжке фамилию «Шарикова» на «Шереметьева».

Приложение: копия свидетельства о браке IV-АВ № 987654, выданного Кутузовским отделом ЗАГС г.

Москвы 11.02.2011, копия паспорта 45 05 № 123654, выданного ТП УФМС № 62 г.

Москвы 25.02.2011. 28.02.2011 М.Г. Шереметьева ШАГ 2. Внесите изменения в трудовую книжку сотрудника. Покажем на примере, как это сделать; .

(1) На внутренней стороне обложки трудовой книжки ставится печать организации или кадровой службы. ШАГ 3. Измените фамилию в личной карточке работника (форма № Т-2): зачеркните одной чертой прежнюю фамилию и рядом укажите новую. Исправления должны быть заверены подписью ответственного сотрудника.

При смене работником ф. и. о.

никакого дополнительного соглашения к его трудовому договору заключать не нужно. Ведь условия трудового договора не изменяются.

Аналогичным образом нужно изменить фамилию работника в следующих документах: в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; лицевом счете (формы № Т-54, Т-54А)

Какие документы нужны в отдел кадров при смене фамилии

— — Отдел кадров», 2008, N 3 Вопрос: Наша сотрудница вышла замуж.

У нее поменялась фамилия и паспортные данные, и необходимо внести изменения не только в трудовую книжку, но и в другие учетные документы.

Каков порядок смены фамилии сотрудницы в ее документах кадровой службой? Заменить свидетельство пенсионного страхования должна наша организация или сама работница?

Ответ: Изменение записи о фамилии, имени, отчестве и дате рождения сотрудника производится на основании паспорта, свидетельства о рождении, браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени или отчества и других документов.

Такое указание содержит п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

На основании полученных документов работники ПФР в течение месяца отражают все изменения в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица и выдают новое страховое свидетельство с тем же номером индивидуального лицевого счета (п.

4 ст. 7 Закона N 27-ФЗ). Информируем банк Бюджетное учреждение вправе сверх установленного государственного (муниципального) задания, а также в случаях, определенных федеральными законами, в пределах установленного государственного (муниципального) задания выполнять работы, оказывать услуги, относящиеся к его основным видам деятельности, предусмотренным его учредительным документом для граждан и юридических лиц за плату и на одинаковых при оказании одних и тех же услуг условиях (п.

4 ст. 9.2 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»).

Внимание Подаем документы в налоговую инспекцию В Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ), помимо прочих сведений, содержится информация о лице, которое вправе без доверенности действовать от имени организации.

Это установлено п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ

«О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»

(далее — Закон N 129-ФЗ). Об изменении фамилии или других паспортных данных действующего руководителя нужно сообщить в регистрирующий орган по месту своего нахождения в течение трех дней с момента получения руководителем нового паспорта (п. 5 ст. 5 Закона N 129-ФЗ). Если срок пропущен, налоговые инспекторы могут привлечь к административной ответственности руководителя организации, осуществляющего руководство текущей деятельностью организации.

Инфо Мы же считаем, что в данной ситуации сотруднику следует обратиться в суд для признания трудовой книжки принадлежащей именно ему. Подтверждением тому служит п. 44 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 № 555.

В данной норме сказано, что если имя, отчество или фамилия гражданина в документе о страховом стаже не совпадают с его данными в паспорте или свидетельстве о рождении, то факт принадлежности

Смена фамилии работника: как внести изменения

» При смене фамилии работника, работодателю предстоит грамотно внести исправления во внутреннюю документацию. В первую очередь работник, сменивший фамилию, должен написать заявление.

После смены паспортных данных необходимо внести изменения в кадровые документы. Поводом для этого станут копии подтверждающих документов:

  1. СНИЛС и ИНН.
  2. свидетельство о заключении либо расторжении брака, а также о смене имени;
  3. лица;

Именно эти документы обязан представить работник для смены фамилии на работе. Исправления должны быть внесены во все документы, содержащие ФИО – трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка, график отпусков, ведомости, описи и т.

д. После сдачи работником заявления, кадровики должны составить приказ, после которого кадровики и бухгалтеры внесут необходимые исправления.

Законом не регламентируется алгоритм, процедура и очередность исправлений во внутренней документации при смене данных персонала. Однако для полноценной работы все же придется внести исправления в сведения о работнике.

В соответствии с Инструкцией № 69 от 10.10.2003 г., так: старая фамилия зачеркивается одной чертой, а рядом вписывается новая фамилия. Важно! Зачеркивание производится тонкой чертой, чтобы можно было прочесть исправленный текст.

На обложке (слева от титульного листа) прописываются основания исправлений, а также проставляется печать организации. Аналогичным образом вносятся изменения в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

Закон не устанавливает требование вносить изменения при смене фамилии работника в трудовом договоре. Однако кадровики все же предпочитают вносить изменения, чтобы избежать спорных ситуаций в будущем. Чтобы внести новые сведения, необязательно менять трудовой договор полностью – достаточно оформить дополнительное соглашение, в котором будут указаны актуальные персональные данные работника.

При смене персональных данных необходимо также внести изменения в его личное дело (личная карточка Т-2).

Для исправления фамилии в карточке необходимо зачеркнуть старую фамилию и вписать новые данные. Рядом с новой фамилией необходимо указать название, номер и дату документа, являющегося основанием для исправлений.

При смене фамилии в связи с замужеством или разводом, также необходимо в графе «Семейное положение» изменить статус.

В случае, когда бухгалтерский учет в организации ведется с помощью программного обеспечения, достаточно поменять фамилию в программе, после чего она автоматически изменится во всех электронных документах. Если же учет ведется на бумажных носителях, вносить исправления придется вручную в каждом документе, где указана фамилия.

В двухнедельный срок с момента получения нового паспорта работником он должен получить новое страховое свидетельство СНИЛС в отделении пенсионного фонда. Законодательство оставляет право выбора работнику при замене СНИЛС: либо он обращается в ПФР самостоятельно, либо поручает это работодателю.