Меню
Главная - Банкротство предприятия - Как правильно сшить документ

Как правильно сшить документ

Как правильно сшить документ

Как правильно сшить документы


» » »

Имея дело с большим объемом документации, ее необходимо как-то систематизировать. Помочь в этом может прошивка, которую используют в делопроизводстве при передаче важных бумаг в архив или на дальнейшую проверку. Скрепив таким образом документы, вы можете не беспокоиться о возможности подмены, поскольку сделать это, не оставив следов, будет практически невозможно.

Как правильно сшивать дела и что нужно, чтобы прошить документы, расскажет данная статья (готовые образцы также представлены ниже). В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации. Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе.

И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.

Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры. Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

  1. приказы личного и общего состава,
  2. а также штатное расписание.
  1. оборотными ведомостями,
  2. накладными,
  3. авансовыми отчетами,
  4. путевыми листами,
  5. кассовыми книгами,
  6. а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.
  7. актами выполнения работ,
  8. счетами-фактурами,

Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна.Проще говоря, прошивка документов выполняется практически всеми структурными подразделениями учреждений и компаний, а разница состоит только в способе выполнения процедуры.На сегодняшний день не существует единого стандарта, который точно бы объяснял, как правильно прошивать документы в различных структурах, однако некоторые регламенты все же имеются (один из примеров возможной прошивки бумаг по ГОСТу представлен на фото ниже).

Так, рекомендации по сшиву различных документов указаны в «Делопроизводстве и архивном деле», утвержденном Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, а также в приказе Министерства культуры РФ № 536 от 2005 года, утверждающем типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкции Центрального банка России, Методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденных Приказом Министерства по налогам и сборам от 2003 года и ГОСТом Р 51141. Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и

Как прошивать документы

В статье расскажем, какие документы нужно прошивать и как правильно это делать.

Покажем на примерах основные способы прошивки. Скачайте полезные материалы: Шпаргалка от экспертов Полезный образец Примените в работе Скачайте готовый образец Прошивка документов — это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации.

Его используют как в текущем делопроизводстве (например, при передаче бумаг на проверку), так в .

Сам процесс, несмотря на свою кажущуюся простоту, является важным организационным моментом. Ошибки могут вызвать серьезные последствия: Если официальные бумаги сшиты неправильно, архив или государственные надзорные органы могут не принять их на хранение или проверку.

Плохо систематизированная документация может стать поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества. Если бумаги сшиты неаккуратно и некачественно, растет риск расформирования сшитого дела или подмены важных официальных бумаг. Это, в свою очередь, может усложнить последующие проверки.

Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации.

Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок. Кроме того, прошитые дела более компакты.

Их гораздо легче хранить и систематизировать. Сшивать нужно не все бумаги компании, а только многостраничные, которые нужно передать в регистрационные или контролирующие органы.

Так же прошивают тендерную документацию и дела перед передачей в архив. Можно выделить несколько основных видов документации, которые принято сшивать:

  1. Направляемые на проверку (бумаги, направляемые в контролирующие органы: налоговую, ПФР);
  2. Нотариально удостоверенные копии и переводы;
  3. Бухгалтерские (авансовые отчеты, , счета-фактуры, кассовые книги, оборотные ведомости, акты выполненных работ, путевые листы, ведомости на заработную плату);
  4. Кадровые (, штатное расписание);
  5. Входящая и исходящая корреспонденция делопроизводителя;
  6. Архивные (включенные в дела для передачи в архив);

Перед тем, как прошивать документы, нужно убедиться, что среди бумаг нет тех, что могут быть затребованы при проверке налоговой службой или переданы в ФНС для отчета.

Документы, которые передаются налоговикам, подшивать не нужно — это затруднит последующую работу с бумагами инспекторам. Единого регламента, который устанавливал бы правила, как прошивать документы, нет. Некоторые общие требования можно найти в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело», но описания процедуры в стандарте не приведено.

На законодательном уровне процесс регламентируют лишь рекомендации Росархива (приказ №76 от 23.12.2009). В пункте 3.5.3. рекомендаций указано, что полное оформление дела предусматривает, среди прочих операций, подшивать и переплетать дела.

В Приложении № 24 к этому пункту процедура описана подробнее.

Помимо Методических рекомендаций, существует ряд отраслевых нормативных актов, устанавливающих правила прошивки официальных бумаг.

Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

Тем, кто не имеет дело с деловыми бумагами, вопрос, как прошить документы, может показаться, по меньшей мере, странным.

Однако, для сотрудников офисов и предпринимателей, которым часто приходиться сталкиваться с этим в своей работе, необходимо знать, как правильно скрепить документы.

Ведь работники в контролирующих органах довольно придирчивы в вопросах оформления деловых бумаг.

Справедливости ради надо заметить, что далеко не все документы, составляемые в учреждениях и компаниях, подлежат сшиванию. У каждого структурного подразделения есть ряд документов, оформление которых требует их соединения подобным способом.

Чтобы систематизировать и закрыть год календарный в делопроизводстве организации, сшивается вся входящая и исходящая документация, копии документов и другие.

Сотрудники кадровой службы, производят прошивку:

  1. книги приказов по личному составу;
  2. штатного расписания со всеми изменениями (иногда его оформляют для хранения папкой-скоросшивателем).
  3. книги приказов по иным вопросам организации;

Достаточно много сшивают документов в бухгалтерии. Регулярно в папку приходиться подшивать все бухгалтерские и кассовые документы, поскольку многие из них сдаются в архив.

Для ежедневных кассовых отчетов применяется временная фиксация на уголок. Например, отчетность, сдаваемая в ПФР, обязательно должна быть прошита.

Подобным образом готовятся различные виды документов для госорганов, ИФНС и внебюджетных фондов. Примите к сведению: в 2013 году из Методических рекомендаций исключен пункт о необходимости сшивания отчетности для налоговой.

Теперь налогоплательщики могут выбирать сдавать отчеты в скрепленном или прошитом виде.

На сегодня правила по прошиванию разного рода документации не разработаны.

Однако, есть несколько требований определенных инстанций, которыми регламентируется порядок прошивки определенных документов.

Так, в ГОСТе Р 7.0.8-2013 и Методических рекомендациях, утвержденных Росархивом, можно найти, как выполнять прошивку бумаг формата А4. Некоторые из требований к оформлению отдельных типовых форм, утвержденные Министерством РФ по налогам и сборам в 2003 году, регламентируют оформление документации, необходимой при гос.
регистрации ООО.

Итак, как сшить документы, с чего начать, чем сшивают и с какой стороны заверяют печатью — все это мы сейчас рассмотрим.

Сегодня во многих офисах имеется специальная машинка-брошюратор. С ее помощью можно сброшюровать любые виды документов.

Подобным образом, например, оформляют договор с проектно-сметной документацией. Однако, чаще бумаги сшивают вручную. Чтобы не отвлекаться во время сшивания, стоит запастись:

  1. ножницами;
  2. иголкой (штопальной);
  3. шилом;
  4. нитками;
  5. бумажным стикером 4 х 6 см.
  6. канцелярским клеем;

Как правильно прошивать и заверять документы

Главная — Организация бизнеса — Оформление — Делопроизводство —  В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью.

Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию. Оформление и подписание многостраничных документов также в обязательном порядке подлежат сшиву и нумерации. Сшить документы можно как вручную, с помощью степлера или ниток, так и с помощью различных настольных станков.

Оглавление: 1. Как правильно cшить документы нитками 2. Как заверить прошитые документы 3. Подготовка документов для регистрации ИП Как правильно cшить документы нитками Не существует определенных регламентов, определяющих как правильно прошивать документы.

Существуют только рекомендации по сшиву документов, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумаги. Можно сшить документы через три отверстия — подготовив три прокола шилом, расстояние между которыми должно быть примерно 3-5 см.

В этом случае начинаем сшивать документ с тыльной стороны документа со среднего прокола, оставляя часть нитки (не менее 7 см). С лицевой стороны протыкаем верхнюю дырку и отправляем иголку с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны. С лицевой стороны протыкаем среднее отверстие и отрезаем нить, оставляя не менее 7 см.

Остаток нити из среднего отверстия связываем с остатком нити из верхнего отверстия.

На узелок наклеить маленький прямоугольный листочек.

Если вместо шила использовать дырокол, то прокола для сшива получается два. В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки.

Заканчивать сшив нужно вторым проколом, не тем, с которого начали.

Так же нужно отрезать нить, оставив кончик сантиметров в 7. Оба оставшихся конца нити связать, немного оттянуть вниз и наклеить маленький прямоугольный листочек чистой бумаги. Видео: учимся прошивать документы нитками и заверять их Для повышения надежности сшива можно сделать четыре прокола.

В этом случае сшивать следует начинать со второго сверху отверстия, потом в верхнее и затем опять во второе сверху.

Затем в третье отверстие и после этого с тыльной стороны в четвертое. Заканчиваем сшив документа продевая иголку в третье отверстие с лицевой стороны. Нить для сшива лучше брать капроновую или специальный шпагат.

Можно сшивать документы и обычной ниткой, но в таком случае нить лучше сложить в несколько раз. Иногда для сшива документов используют тонкую лавсановую ленту.

Важно знать, что сшив делают строго вертикально и симметрично.

Проколы располагаются на левом поле документа, отступив от края листа 1,5-2 см.

Как правильно сшивать документы

Прошивать документы необходимо для их систематизации. В компаниях и учреждениях прошивают документы, которые требуется передать в архив. Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.

Есть только указания о том, как это сделать:

  • Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;
  • Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).
  • ГОСТ 51141 по делопроизводству;

В учреждениях и компаниях прошиваются документы практически всеми структурными подразделениями.

Содержание статьи Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами.
Сотрудники кадровой службы отдельно систематизируют и прошивают по итогам календарного года следующие документы:

  1. приказы личного состава,
  2. штатное расписание.
  3. приказы общего состава,

Бухгалтеры прошивают:

  1. кассовую книгу,
  2. ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.
  3. накладные,
  4. путевые листы,
  5. акты выполненных работ,
  6. оборотные ведомости по материальным средствам,
  7. авансовые отчеты,
  8. счета-фактуры,

Делопроизводители: входящую и исходящую документацию. Прошивать документы можно используя следующие инструменты:

  1. Степлер;
  2. Специальное оборудование.
  3. Нитки;

Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности.

Документы, которые впоследствии необходимо будет прошить, сначала сортируют по дате, тщательно присоединяя друг к другу, нумеруют каждый лист справа арабскими цифрами.

Самым надежным считается подшивание дел нитками.

Начинают нумерацию с цифры 1.

Опись не нумеруется. Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4. В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.

Как правильно заполнить рассказано здесь. Основные требования, предъявляемые к секретарю делопроизводителю, расписаны в предложенной .

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано.

Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов. Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки.

Они бывают:

  1. Стандартные. Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.

  2. Нестандартные. Они нужны, если размер бумаг отличается от обычного формата А4, в таком случае форма и пропорции обложки коррелируют с форматом подшиваемой бумаги.
  3. Для длительного хранения. Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона. Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.

На обложке проставляются данные:

  1. Заголовок дела.
  2. Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
  3. Номер тома.
  4. Дата составления подшивки.
  5. Количество листов в подшивке.
  6. Название организации.
  7. Индекс дела.
  8. Срок хранения.

Каждый комплект документов снабжается описью.

В ней содержится информация:

  1. Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
  2. Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
  3. Данные ответственного лица – составителя подшивки.
  4. Срок хранения.
  5. Дата подшивки.
  6. Название документа.

При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно.

Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности. Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию. Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:

  1. Если приложения к делу выделены в отдельный том, то их нумеровать также следует отдельно.
  2. Если в деле имеется несколько томов, то нумеровать их нужно отдельно.
  3. Если в деле имеются письма, то сначала нужно пронумеровать конверт, а потом все листы, вложенные в него.
  4. Если в деле есть приложения к документам, они нумеруются в общем порядке сразу после данного документа.
  5. Нумеровать следует листы, а не страницы. При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой.

  6. Номера ставятся в правом верхнем углу, при этом номер не должен касаться текста документа.
  7. Листы больших форматов нумеруются в верхнем правом углу, сгибаются и подшиваются

Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов

› Проблема прошивки интересует прежде всего того работника, в должностной инструкции которого прописана данная обязанность.

Чаще всего бремя этого «ремесла» ложится на хрупкие плечи кадровиков и бухгалтеров.

Отточить свои умения очень важно: неверно сделанная прошивка может быть сама источником различных проблем, если пропадет какой-либо важный лист из документации.Итак, как правильно сшивать документы ниткой (пошагово) и для чего это нужно?СодержаниеВ основном в делопроизводстве прошивают кадровые и бухгалтерские документы, которые положено хранить более десяти лет. Учредительные же документы и заявления в ФНС с июля 2013 года разрешается подавать для регистрации и не прошитыми.

и каких видов она может быть?

Узнайте по ссылке.Смысл процедуры – надежно закрепить бумаги, чтобы ничего из них не потерялось. Из прошитой стопки с пронумерованными страницами нельзя незаметно вытащить никакой лист.К этому добавьте удобство хранения: прошитые дела компактны и занимают мало места.Что касается пакета документов в ФНС, сотрудники налоговой сегодня иногда даже просят документы не сшивать, поскольку нужно их сканировать. А если документы сшиты, для сканирования их приходится расшивать, что делает работу налоговиков вдвое сложнее.

Однако регистрирующий орган вовсе не обязан проверять правильность расположения страниц в предоставленных документах. Вот почему нужно хотя бы скреплять скрепкой те документы, которые впоследствии вернутся к вам с отметкой регистрирующего органа (например, устав организации).

    Приказ Министерства культуры РФ № 536 от 8 ноября 2005 г.ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело»Инструкции Центрального банка по документоведениюПриказ ФНС России от 25.01.2012 N ММВ-7-6/25 (вступил в действие с 4 июля 2013 года)

Какими законами регулируется лизинговая деятельность в России?

Ответ содержится

    Убедитесь, что в получившейся пачке не больше 250 листов, а ее толщина меньше четырех сантиметров.Добавьте к блоку чистый лист для сопроводительной надписи. В начале дополнительно можно вложить листы для внутренней описи.Параметры архивной книги – максимум 32 х 23 см.

Используйте специальный нумератор или черный карандаш. Проставьте номера страниц. Их место – в верхнем правом углу лицевой стороны. Цифры не должны пересекаться с основным текстом.

Опись при нумерации за страницу не считается.Если в пачке есть лист, который по формату не входит, подшивать его можно за один край и складывать, а нумеровать как один лист. Но если сложенный лист подшит за середину, его нужно считать за два листа.

Иллюстрации нумеруются на обратной стороне листа.Что такое и как его самостоятельно рассчитать, вы можете узнать в статье по ссылке.Составление описи. Запишите в ней: название документа, дату его подшивки, срок его хранения, аннотацию (что содержится в документе и для чего его нужно хранить), список вшитых документов с указанием количества страниц в каждом, данные составителя подшивки.

Как правильно прошивать документы по ГОСТу?

Сотрудники предприятий и государственных служб Российской Федерации не понаслышке знают, что такое прошивка документов.Существует множество организаций, которые принимают только прошитую и заверенную документацию. Сотрудникам предприятий необходимо знать основные правила прошивки документов. Познакомимся с ними подробнее.Как правило, в делопроизводстве прошивка требуется для кадровой и бухгалтерской отчетности, на хранение которой отводится более 10 лет.

Исключение составляет Федеральная Налоговая Служба. В этот орган с 2013 года позволено подавать документы без прошивки.Итак, прошивать необходимо документы:

  1. кадрового учета.
  2. бухгалтерского учета;
  3. перед отправкой на проверку в государственные инстанции (кроме ФНС);
  4. для сдачи в архив;

Дела прошиваются для предотвращения ситуаций с их подменой или потерей. Прошитая стопка с пронумерованными страницами является защитой от подобных действий.Прошитые бумаги проще систематизировать.

Преимуществом прошивки является и компактность хранения дел в архиве.Законодательством РФ не прописаны нормативные акты, регламентирующие правила прошивки документации.

Однако каждый делопроизводитель знает, что существует ряд инструкций, благодаря которым получится упорядочить и прошить важные бумаги.К этим инструкциям относятся:

  1. инструкция Центробанка России с нормами ведения делопроизводства;
  2. ГОСТ Р51141, «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
  3. утвержденные налоговым Министерством методические разъяснения по ведению и заполнению отдельных материалов.
  4. Приказ Министерства культуры Российской Федерации с утверждением типовой инструкции делопроизводства;
  5. методические рекомендации по делопроизводству;

Важно соблюдать основные правила. Если будет допущена ошибка, то бумаги будут возвращены для устранения неточностей.Начнем с того, что любые документы должны быть прошиты аккуратно.

Делопроизводитель обязан следить за соблюдением всех норм.

Именно он несет ответственность за документацию предприятия.До того, как начать процедуру сшивания, уделите внимание обложкам для каждого вида папок.

Они классифицируются по типу дел, хранящихся в них:

  1. нестандартные
  2. стандартные (под ними сшиваются листы стандартных размеров);
  3. для длительного хранения (произвольный формат, но особо прочный картон. Дела в таких папках хранятся более 25 лет).

По ГОСТу на обложках папок должны быть прописаны:

  1. количество листов;
  2. дата составления;
  3. индекс дела;
  4. опись.
  5. название подразделения;
  6. заголовок;
  7. название организации;
  8. срок хранения;
  9. номер тома;

Основные принципы комплектации прошитых дел:

  1. стандартные размеры архивной книги – 32×23 см;
  2. первая страница должна оставаться чистой для составления описи дел.
  3. пачка должна соответствовать размеру не более 4-см, а количество листов не должно быть более 250;

Следующим шагом будет проставление нумерации для каждой страницы.

Как правильно прошить документы нитками — пошаговая инструкция

» » Добрый вечер, уважаемые читатели. Сегодня поговорим с вами о том, как правильно сшивать документы. Лично я в последнее время все реже и реже сталкиваюсь с необходимостью сшивать документы, хотя иногда некоторые органы требуют этого, также этот способ хранения документов часто используют в государственных учреждениях.

Чаще всего я сшиваю основные отчеты и то делаю это больше по привычке, так как на первом месте работы меня обязывали это делать.

При совершении регистрационных действий очень важным моментом является правильная прошивка документов.

Подавляющее большинство отказов в регистрации происходит именно из-за некорректной сшивки. Разберем пошаговую инструкцию. Для этой процедуры понадобится несколько инструментов:

  1. клей — карандаш;
  2. дырокол.
  3. файл сшивки, откуда вы возьмёте листы для скрепления;
  4. ножницы;
  5. катушка с нитками;

Для прошивки можно использовать любую нитку или ленту средней толщины (не очень тонкую) и средней длины, достаточной, чтобы после приклеивания листа «Прошито и пронумеровано» концы нитки выступали за пределы наклейки.

После этого заполните поля и распишитесь на листе сшивки. Подпись должна выходить за края листа, таким образом, чтобы если этот лист оторвать, то части подписи остались бы на основном документе. Больше нет необходимости искать и вручную заполнять заявления, протоколы, договоры, приказы и другие документы.Простой и удобный мастер поможет Вам быстро создать необходимые документы, которые полностью соответствуют действующему законодательству Российской Федерации.

Источник: https://www.documentoved.ru/help/knowhow/proshivka_dokumentov Для регистрации малого бизнеса очень важно знать, как правильно сшивать документы для бухгалтерии.

Иногда нарушения и ошибки в прошивке бумаг могут послужить причиной отказа в регистрации и затянуть весь процесс на неограниченное время. И это не прихоть чиновников: сшивание гарантирует максимальную защиту многолистовых документов от возможных подделок или утери. Поэтому лучше все сделать в соответствии с существующими требованиями с первого раза.

Четкого свода правил о том, как сшивать документы, не существует, однако есть нормативы, согласно которым, нужно подшивать все делопроизводственные бумаги в количестве больше одного листа. Подклеивание канцелярским клеем, скотчем, соединение с помощью скрепок или степлера полностью исключается. Все важные бухгалтерские, кассовые, юридические и налоговые документы нужно прошивать нитками.

Сшивание документов нитками можно осуществить вручную или используя специальное устройство.

Практикуется переплет документов или же их брошюровка. Если вы не уверены, что справитесь со всеми требованиями самостоятельно, имеет смысл поручить сшивание документов профессионалам.

Вы можете обратиться в ближайший архив или типографию – как правило, у них есть сотрудники, оказывающие подобные услуги качественно и недорого.

Или же в частную специализированную фирму, занимающуюся аналогичной деятельностью.

Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу?

Основная функция библиотеки любой организации обеспечить удобный и легкий доступ к хранящимся документы.

Еще одна важная роль – сохранять бумаги в пределах срока, установленного законодательством.Форма хранения документов также строго регламентирована и имеет ключевое значение для благополучного функционирования каждого предприятия.Другими словами документы должны быть верно и надежно прошиты вручную:

  • Второе – небрежное сшивание финансовых документов организации может открыть легкий путь для недобросовестных лиц к важным бумагам. Отчетные и первичные документы могут быть расшиты, а их внутренняя информация скорректирована. При необходимости такой подлог очень трудно установить и, тем более, доказать. А возникшие проблемы придется решать предприятию, в том числе восстанавливать отчетность за конкретный период, платить штрафы, выявлять слабых членов команды.
  • Первое — неправильная прошивка бумаг с большой степенью вероятности станет причиной отказа контролирующих органов принять документы. Здесь следует учитывать, что каждый такой отказ приведет к дополнительным потерям времени и материальным затратам. Но это не единственное следствие.

Поэтому проще предупредить негативный расклад и выполнить организацию хранения внутренних и отчетных документов в надежной форме.Во-первых, требование прописано на законодательном уровне. Как сшивать документы и зачем, регламентировано в постановлении Правительства РФ от 19.06.02 г. № 439. Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах.

Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно!Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно?

Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами…На самом деле, нет четких требований к проколам, ниткам и т.д. Основная функция прошивки документов – обеспечить их сохранность.

Чтобы нужный лист не исчез или не был подменен третьими лицами. Что действительно важно:Прошитая стопка документов должна быть пронумерована на полях. На обратной стороне стопке должна находится наклейка, препятствующая изыманию листов.

Для этого она фиксируется на клей и на ней ставится печать организации, частично заходящая на наклейку, частично на лист, на который она крепится.На наклейке пишется следующее:

«Прошито, пронумеровано (количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью»

. Также ставится подпись и расшифровка, обычно руководителя или лица, которое осуществляло подготовку документов.Первый, наиболее распространенный вариант – проколоть стопку толстой иглой или шилом и прошить нитками. Либо сделать отверстия дыроколом.

Кстати, этот вариант предпочтительнее.

Если пакет документов будут помещать в скоросшиватель, то возможна неприятная ситуация: дыроколом могут «сломать печать», попросту порвать нить, скрепляющую бумаги.По традиции, несколько раз продеть нить в отверстия и закрепить в узелок.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

» » » »

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать.

Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков. Подлежат прошивке следующие виды документации:

  1. счет-фактуры;
  2. отчеты (например, авансовый отчет);
  3. кассовая книга;
  4. ведомости.
  5. приказы (как общие, так и личные);
  6. акты выполненных работ;
  7. штатное расписание;

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях. Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив: Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке. Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

  1. Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.
  2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Видео — как правильно подшивать дела: Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив.

Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  1. сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
  2. расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
  3. на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.
  4. документы необходимо скрепить в 3 дырки;

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой.

Как правильно прошить документ по ГОСТу

Для того, чтобы сдать важные бумаги в архив или банк, предоставить отчет в налоговую или иную финансовую организацию, необходимо произвести прошивку документов.

Подобная процедура оформления обусловлена практическими причинами, обеспечивающими невозможность случайных потерь отдельных листов, а также мерами безопасности.

Стоит выяснить, как правильно прошить многостраничный документ. На сегодняшний день общих нормативных принципов сшивания документации по ГОСТу не предусмотрено.

Главный стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», содержащий в себе терминологические определяющие документооборота, не регламентирует порядок прошивки официальных бумаг.Среди нормативных актов, на которые следует опираться при подготовке материалов в государственные органы, выделяются следующие:

  1. рекомендации Росархива № 76 от 23.12.2009 г.;
  2. правила Федеральной налоговой службы, утвержденные от 18.04.2003 г., описывающие порядок заполнения и переплета отдельных видов документов.
  3. руководство Центрального Банка по ведению и оформлению деловых материалов;
  4. приказ Министерства культуры № 536 от 08.11.2005 г. о типовых принципах по делопроизводству;

По причине отсутствия строгой регламентации в вопросе делопроизводства при подготовке требующихся отчетов возникает необходимость изучать рекомендации именно того учреждения, куда будут направлены бумаги. Помимо этого, при регистрировании частного предприятия или юридического лица в госоргане, заявке на тендер или передаче материалов на архивное содержание необходимо соблюдать при прошивке инструкции, прописанные федеральным управлением.Фото, как правильно прошивать документы по ГОСТу, будут размещены далее. Также будет затронута некоторая узкоспециализированная информация по прошивке.

Например, как правильно прошить документы для налоговой.

Важно учитывать, что прошивать необходимо только определенные типы документов, содержание которых расположено более чем на одном листе, предназначенные для регистрационных, контролирующих органов, в том числе в налоговую.